Quali documenti servono?

Documenti necessari

I documenti necessari, da produrre a carico del cliente, per la stipula di un atto, cambiano a seconda del tipo di atto che si vuole stipulare.

Quasi tutti i documenti necessari possono essere richiesti autonomamente dal notaio, ma implicano un ovvio rallentamento dei tempi ed un eventuale incremento dei costi. L’avere a disposizione, tuttavia, già da subito una documentazione, quanto più completa possibile, agevola e velocizza l’istruttoria, ed inoltre evita inutili aggravi di costi, dovuti alla richiesta a pagamento di certificati e documentazione varia.

Per ogni sezione di interesse, dagli immobili ai mutui alle successioni, è stata inserita una apposita voce dedicata ai documenti necessari per la stipula. Consultando tale voce, che trovi nel sotto menù, è possibile verificare di quali documenti si dispone e quali invece siano quelli mancanti.

Se hai delle difficoltà nel reperimento della documentazione dal sito, puoi andare nella sezione Contatti e contattarci direttamente in studio!

Compravendita Immobiliare
Fondo patrimoniale
Mutuo
Atto di surrogazione
Società
Patto di famiglia
Aziende
Successioni e testamenti.

1. Compravendita immobiliare

Documenti base

SOGGETTI

se persone fisiche:

– fotocopia della carta di identità e del codice fiscale dei venditori e degli acquirenti (tali documenti devono essere mostrati in originale in sede di atto);

se interviene uno straniero extracomunitario occorre anche fotocopia del permesso di soggiorno (tale documento deve essere mostrato in originale in sede di atto);

– stato civile ed eventuale regime matrimoniale dei comparenti, da documentarsi con estratto dell’atto di matrimonio (rilasciato quest’ultimo dal Comune di residenza ovvero dal Comune in cui è avvenuto il matrimonio).

se società:

a) Visura aggiornata rilasciata dalla Camera di Commercio (registro delle imprese);

b) Copia dello statuto vigente della societa’ o dell’ultimo atto notarile contenente i patti sociali aggiornati;

c) Codice fiscale e Partita IVA;

d) fotocopia del documento d’identita’ del rappresentante legale;

e) se vi e’ consiglio di amministrazione: verbale della deliberazione che autorizza la stipula dell’atto.

OGGETTO

1) se immobili ad uso abitativo e non abitativo:

– copia autentica dell’atto di provenienza (vendita, permuta, assegnazione …), ovvero in caso di provenienza per successione copia della dichiarazione di successione, e dell’eventuale verbale di pubblicazione del testamento;

N:B: qualora si sia in presenza di provenienza per successione, nel caso in cui l’accettazione dell’eredità non sia stata ancora trascritta, sarà necessario produrre anche il certificato di morte in originale del defunto per provvedere alla trascrizione dell’accettazione tacita;

– provvedimenti abilitativi alla costruzione: licenze, concessioni edilizie, permesso di costruire, dia, scia, condoni o sanatorie;
– attestato di Certificazione Energetica relativo all’immobile oggetto di compravendita.

2) se terreni:

– Certificato di destinazione urbanistica (rilasciato dal Comune) in bollo, anche per aree pertinenziali di edifici urbani di superficie superiore a 5.000 metri quadri;

Per i terreni agricoli: verificare che non vi siano affittuari o confinanti coltivatori diretti aventi diritto a prelazione.

– Eventuale perizia per rideterminazione dei valori dei terreni edificabili.

PREZZO

– Copia dei mezzi i pagamento del corrispettivo: assegni, bonifici, vaglia postali.

– Nel caso in cui sull’immobile gravi un mutuo ipotecario da estinguere, sarà necessario avere dalla Banca il conteggio del debito residuo alla data esatta del rogito di compravendita, per consentire all’acquirente di predisporre i necessari assegni circolari di importi corrispondenti.

– Nel caso in cui sull’immobile gravi un’ipoteca legale da estinguere, sarà necessario avere il conteggio del debito residuo alla data esatta del rogito di compravendita, per consentire all’acquirente di predisporre i necessari assegni circolari di importi corrispondenti.

– In caso intervenga un mediatore: ragione sociale del mediatore e numero di iscrizione al Ruolo Mediatori, copia di eventuali proposte di acquisto o preliminari registrati, importo ed estremi dei pagamenti delle provvigioni del mediatore.

ASPETTI FISCALI

– In presenza di plusvalenze immobiliari: nell’ipotesi in cui si intenda optare per l’imposta sostitutiva del 20%: specificazione della plusvalenza realizzata, o in alternativa degli elementi necessari per la relativa determinazione (valore di acquisto; documentazione delle spese sostenute per l’acquisto – ad es., parcella notarile per l’acquisto ed il mutuo strumentale allo stesso – e per eventuali lavori di costruzione o ristrutturazione).

– In caso si ri-acquisti una cosiddetta “prima casa”: ai fini di calcolare il credito di imposta è necessaria copia dell’atto notarile di acquisto della precedente prima casa, e copia dell’atto di rivendita della stessa ovvero Certificato di Rogito rilasciato dal Notaio che ha rogato l’atto.

2. Fondo patrimoniale

Documenti base
– fotocopia della carta di identità e del codice fiscale dei coniugi (al momento dell’atto sarà necessario comparire di persona e portare tali documenti in originale);

– estratto dell’atto di matrimonio, (rilasciato dal Comune di residenza ovvero dal Comune in cui è avvenuto il matrimonio);

– stato di famiglia;

– fotocopia carta di identità o della carta bianca e del codice fiscale di eventuali figli;

In caso vengano vincolati beni immobili:

– copia autentica dell’atto di provenienza, ovvero in caso di provenienza per successione copia della dichiarazione di successione, e dell’eventuale verbale di pubblicazione del testamento; qualora si sia in presenza di provenienza per successione, nel caso in cui l’accettazione dell’eredità non sia stata ancora trascritta, sarà necessario produrre anche il certificato di morte in originale del defunto;

In caso vengano vincolati beni mobili registrati:

– certificato di proprietà delle autovetture, o in caso di aeromobili o navi altra documentazione che comprovi la titolarità dei beni che vengono vincolati;

In caso vengano vincolati titoli di credito:

– estremi dei titoli di credito che vengono vincolati, per poterli rendere nominativi e quindi indicarvi il vincolo.

3. Mutui

I documenti basilari necessari per la stipula di un contratto di mutuo sono:

– recapiti dell’istituto bancario e del funzionario con cui si è preso contatto;

– fotocopia della carta di identità e del codice fiscale di tutti i comparenti (al momento dell’atto sarà necessario comparire di persona e portare tali documenti in originale);

– copia autentica dell’atto di provenienza dell’immobile offerto in garanzia ipotecaria, ovvero in caso di provenienza per successione copia della dichiarazione di successione, e dell’eventuale verbale di pubblicazione del testamento; qualora si sia in presenza di provenienza per successione, nel caso in cui l’accettazione dell’eredità non sia stata ancora trascritta, sarà necessario produrre anche il certificato di morte in originale del defunto;

Nel caso alcuni di questi documenti non siano reperibili, compresi i certificati, possiamo richiederli noi presso i competenti uffici. Il costo di tale richiesta varia a seconda del certificato.

Tutta la documentazione catastale, visure e planimetrie verranno richieste autonomamente dallo studio.

4. Atti di surrogazione

Documenti base

– copia autentica dell’atto del vecchio mutuo e duplo della nota di iscrizione dell’ipoteca;

– conteggi relativi al debito residuo calcolati al giorno esatto di quello previsto per la stipula della surroga;

ATTENZIONE: alcune banche richiedono ben 60 giorni prima di comunicare l’importo di tale debito residuo.

– recapiti dell’istituto bancario e del funzionario con cui si è preso contatto in relazione al nuovo mutuo;

– fotocopia della carta di identità e del codice fiscale di tutti i comparenti (al momento dell’atto sarà necessario comparire di persona e portare tali documenti in originale);

– può essere utile copia autentica dell’atto di provenienza dell’immobile offerto in garanzia ipotecaria, ovvero in caso di provenienza per successione copia della dichiarazione di successione;

5. Società

Cosa bisogna fare per dar vita ad una società?

Le parti che intendono costituire una società devono concludere un contratto: il contratto di società (c.d. atto costitutivo), con il quale due o più persone conferiscono beni o servizi per l’esercizio in comune di un’attività economica allo scopo di dividerne gli utili.

Tuttavia, è ammesso dall’ordinamento giuridico che la costituzione di una società possa avvenire anche da parte di una sola persona con atto unilaterale: per esempio, società unipersonale per azioni od a responsabilità limitata e costituzione di una nuova società a seguito di scissione, su deliberazione dell’assemblea della società scissa.

Nel caso in cui il contratto sociale risulti non da un documento, ma dai comportamenti tenuti dai soci, si avrà una società cosiddetta di fatto: tuttavia, l’assenza di un documento formale crea difficoltà, perché nulla prova l’esistenza della società. Non è, comunque, ammessa l’esistenza di una società di capitali di fatto.

Quale capacità è richiesta per poter sottoscrivere un contratto di società?

I soggetti interessati a divenire soci, siano essi persone fisiche, società, associazioni o, in generale, enti, devono essere capaci di agire, cioè di porre in essere validamente atti giuridici.

Ma le società di capitali possono essere socie di una società di persone? La questione è stata controversa sino a tempi recenti, ma la legislazione in vigore dal primo gennaio 2004 risolve affermativamente il problema.

Anche la partecipazione di altri enti alle società può dar luogo a soluzioni diverse a seconda dell’ente partecipante e del tipo di società partecipata.

Volendo fornire un’informazione in generale, possono costituire una società tutte le persone fisiche che abbiano compiuto diciotto anni, che abbiano cittadinanza italiana o di un altro Stato dell’Unione Europea.

La partecipazione di minori, anche emancipati, di inabilitati e di interdetti, pur essendo generalmente possibile, è subordinata a particolari autorizzazioni. Particolare cautela andrà anche osservata ove ad una persona sia stato nominato un amministratore di sostegno. In tal caso occorrerà far preciso riferimento a quanto disposto dal decreto che nomina l’amministratore. La varietà e la molteplicità delle situazioni che possono dunque prospettarsi a seconda del tipo di società da costituire, delle circostanze che ne determinano la nascita – ad esempio la comunione ereditaria di un azienda – e della natura e della qualità dei soggetti che intendono procedere alla costituzione, consigliano di rivolgersi volta per volta al vostro notaio di fiducia per individuare il giusto iter nel caso concreto.

La partecipazione di stranieri, non cittadini di paesi dell’Unione Europea, è possibile, nei limiti previsti dalla legge (vedere Gli stranieri in Italia). Anche in questo caso si consiglia di consultare, al riguardo, il proprio notaio di fiducia.

Requisiti essenziali del contratto di società

Tre sono i requisiti essenziali del contratto di società:

– i conferimenti;

– l’esercizio in comune dell’attività economica;

– la partecipazione agli utili.

Conferimenti – Il patrimonio sociale e il capitale sociale

I conferimenti sono le prestazioni cui i soci si sono obbligati in forza del contratto di società.

I conferimenti costituiscono, cioè, i contributi dei soci alla formazione del patrimonio iniziale della società. La loro funzione è quella di fornire alla società il capitale iniziale per lo svolgimento dell’attività di impresa.

Con il conferimento, ciascun socio destina, per tutta la durata della società, parte della propria ricchezza personale all’attività comune e si espone al rischio di impresa: precisamente, il socio corre il rischio di non ricevere alcun corrispettivo per l’apporto effettuato se la società non consegue utili, e corre il rischio ulteriore di perdere, in tutto o in parte, il valore del conferimento se la società subisce perdite. Possono essere oggetto di conferimento le seguenti entità: denaro, beni in natura (mobili e immobili, materiali o immateriali) trasferiti alla società in proprietà o concessi in semplice godimento, prestazioni di attività lavorativa sia manuale che intellettuale, crediti, aziende. In breve può costituire oggetto di conferimento ogni entità suscettibile di valutazione economica che le parti ritengono utile o necessaria per lo svolgimento della comune attività di impresa.

Tuttavia, sono stabiliti dei limiti per quanto riguarda le società di capitali e le società cooperative: le prestazioni di opera o di servizi, in particolare, sono direttamente conferibili solo nella società a responsabilità limitata.

È opportuno fissare, in questa sede, anche le nozioni di patrimonio sociale e di capitale sociale, in quanto collegate al concetto di conferimenti.

Il patrimonio sociale

Il patrimonio sociale è l’insieme dei rapporti giuridici, attivi e passivi, facenti capo alla società. Esso, inizialmente, è costituito dall’insieme dei conferimenti eseguiti o promessi dai soci. Nel corso della vita della società il patrimonio sociale subisce continue variazioni in relazione alle vicende economiche della società. La sua consistenza (attività e passività) viene accertata periodicamente attraverso la redazione annuale del bilancio di esercizio.

Viene definito patrimonio netto la differenza positiva tra attività e passività.

Il patrimonio sociale assolve, inoltre, alla funzione di garanzia generale per i creditori della società.

Il capitale sociale

Il capitale sociale è un’entità numerica che esprime il valore in denaro dei conferimenti, come risulta dalla valutazione compiuta nell’atto costitutivo della società.

Capitale sociale 100 vuol dire che i soci si sono obbligati a conferire (capitale sottoscritto) e/o hanno conferito (capitale versato) denaro o altre entità che, al momento della stipulazione del contratto di società, avevano tale valore monetario.

Il capitale sociale rimane immutato nel corso della vita della società fino a quando, con modifica dell’atto costitutivo, non si decide di aumentarlo o di ridurlo.

L’esercizio in comune dell’attività economica – L’oggetto sociale

Chi costituisce una società è spinto dallo scopo (c.d. scopo mezzo) di esercitare, in comune con altri soggetti, una determinata attività economica. Tale attività costituisce l’oggetto sociale e deve essere determinata nell’atto costitutivo. Essa può essere modificata nel corso della vita della società solo con l’osservanza delle norme che regolano le modificazioni dell’atto costitutivo.

Deve trattarsi di un’attività produttiva, cioè, di un’attività a contenuto patrimoniale, condotta con metodo economico e finalizzata alla produzione o allo scambio di beni o servizi, mentre non può limitarsi al mero godimento e gestione dei beni perché, altrimenti, si avrà una comunione e non una società (con l’eccezione delle società di gestione).

È essenziale, inoltre, per aversi società, che l’attività produttiva sia esercitata in comune.

La partecipazione agli utili

L’esercizio in comune di un’attività economica sotto forma di società è finalizzato alla realizzazione di un guadagno (lucro oggettivo) destinato ad essere successivamente suddiviso tra i soci (lucro soggettivo). Questo è il c.d. scopo di lucro o profitto. Le società che perseguono questo fine sono definite società lucrative (società di persone e società di capitali).

Esistono, tuttavia, altri tipi di società (le società cooperative) che per legge devono perseguire uno scopo diverso da quello lucrativo e, precisamente, uno scopo mutualistico.

Il loro scopo tipico è quello di procurare ai soci un vantaggio patrimoniale diretto che potrà consistere, a seconda del campo di attività della cooperativa, in un risparmio di spesa o in una maggiore remunerazione del lavoro prestato dai soci nella cooperativa.

6. Patto di famiglia

Con la legge 14 febbraio 2006, n. 55 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 50 del 1° marzo 2006) è stato introdotto nel nostro ordinamento l’istituto del “patto di famiglia”.

Si tratta della possibilità di un accordo tra un imprenditore e uno dei propri discendenti che, nel rispetto di determinate condizioni e senza che vi possano essere contestazioni in sede di eredità, ha come oggetto il trasferimento dell’azienda o delle quote di partecipazione al capitale della “società di famiglia”.

E’ una novità importante nel sistema del diritto successorio: nel nostro Paese è infatti piuttosto alta la presenza di imprese a carattere “familiare” che operano addirittura nell’ambito delle società quotate in borsa.

Nel caso della successione dell’imprenditore ciò che egli aveva creato con fatica può essere dissipato con grossi rischi di disgregazione se non viene assicurata una certa continuità nella gestione.

Che cos’è

Il patto di famiglia è un contratto.

Non è, quindi, un testamento: è, di fatto, una convenzione la cui particolarità è quella di andare ad incidere sulla successione dell’imprenditore.

A chi si rivolge

Con il patto di famiglia l’imprenditore può trasferire, in tutto o in parte, l’azienda, e il titolare di partecipazioni societarie può trasferire, in tutto o in parte, le proprie quote, ad uno o più discendenti; compatibilmente, però, con le disposizioni in materia di impresa familiare e nel rispetto delle differenti tipologie societarie.

Questa definizione ha sollevato i primi dubbi interpretativi: ad esempio, quando si parla di «titolare di partecipazioni» non si distingue tra la titolarità di azioni/quote della «società di famiglia» e la titolarità di partecipazioni in altre società (ad esempio, un piccolo pacchetto di azioni di una società quotata): situazioni, tra loro assai diverse.

Come

Tecnicamente la legge aggiunge al libro II, titolo IV del codice civile – dopo l’art. 768 – il Capo V-bis , comprendente i nuovi articoli dal 768-bis al 768-octies e modifica l’art. 458 del codice civile introducendo una deroga al divieto dei patti successori (questo il senso dell’inciso “Fatto salvo quanto disposto dagli articoli 768-bis e seguenti”).

Il nuovo articolo 768-quater prevede che il contratto contenente il patto di famiglia, a pena di nullità deve essere stipulato per atto pubblico, e che vi devono partecipare coloro che sarebbero legittimari (cioè eredi che la legge prevede non possano essere esclusi, come ad esempio il coniuge e i figli) ove in quel momento si aprisse la successione nel patrimonio dell’imprenditore.

Il patto deve prevedere che i beneficiari assegnatari dell’azienda o delle partecipazioni societarie “compensino” gli altri partecipanti al contratto con il pagamento di una somma corrispondente al valore delle quote riservate ai legittimari (a meno che questi non vi rinuncino in tutto o in parte); i contraenti possono convenire che la liquidazione, in tutto o in parte, avvenga in natura; in questo caso i beni in natura assegnati a favore degli altri legittimari (non assegnatari dell’azienda) “sono imputati alle quote di legittima loro spettanti” , cioè sono da considerarsi un anticipo sulla futura successione.

I rapporti con i «legittimari sopravvissuti»

All’apertura della successione dell’imprenditore alcuni soggetti possono assumere la qualifica di legittimari dopo la stipula del patto di famiglia (ad esempio, il nuovo coniuge dell’imprenditore vedovo o celibe; nuovi figli).

La nuova legge dispone che costoro possono chiedere ai beneficiari del patto il pagamento di una somma pari al valore della quota di legittima loro spettante.

Tale contratto può essere impugnato, entro un anno, solo per cause molto gravi (art. 768-quinquies).

Le cause di scioglimento

Il contratto può essere sciolto o modificato dagli stessi soggetti che vi hanno partecipato:

1) con un diverso contratto, stipulato sempre per atto pubblico;

2) mediante recesso (se previsto nel patto di famiglia) esercitato sulla base di una “dichiarazione agli altri contraenti certificata da un notaio”.

I rimedi in caso di dissidi

Le controversie derivanti dalle disposizioni in materia di patto di famiglia sono devolute preliminarmente a uno degli organismi di conciliazione previsti dall’articolo 38 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5.

Il contributo del notariato

Il Consiglio Nazionale del Notariato ha espresso “un convinto sostegno circa l’opportunità della riforma”.

Non mancano però alcuni rilievi al testo di legge per renderla di più facile attuazione e per evitare che si possa ricadere nell’area illecita dei patti successori.

Al fine di elaborare al più presto uno o più studi di taglio operativo il Consiglio Nazionale del Notariato ha costituito un gruppo di lavoro interdisciplinare chiamando a farne parte esponenti delle Commissioni Legislativa, Studi Civilistici, Tributaria, Imprese e Conciliazione (ADR).

L’attività del gruppo di lavoro sarà finalizzata ad indagare ed elaborare interpretazioni e soluzioni sotto i profili civilistico e fiscale, offrendo la possibilità di allargare la discussione e il confronto in occasione di specifici convegni sull’argomento.

7. Aziende

Documenti base

– Fotocopia dei documenti di identità (fronte-retro) e dei codici fiscali delle parti, (da portarsi poi con sè al momento della stipula, in originale);

– Stato civile ed eventuale regime matrimoniale di coloro i quali intervengono come persone fisiche o quali titolari di ditte individuali (da provarsi con estratto dell’atto di matrimonio);

– Può essere utile allegare all’atto, a fini di chiarezza l’inventario dei beni aziendali;

– Importo del prezzo di cessione e modalità di pagamento;

– Eventualmente (se vendita con patto di riservato dominio): inventario dei macchinari aziendali;

– Copia delle licenze ed autorizzazioni all’esercizio del commercio;

– Visura camerale aggiornata relativa all’impresa dell’alienante e dell’acquirente.

– Se in atto interviene il titolare di una “impresa familiare”:

a) – atto dichiarativo dell’impresa familiare (o ultimo atto modificativo);

b) – fotocopie dei documenti e codici fiscali dei collaboratori (sarà necessario il loro intervento in atto, in quanto in caso di cessione di azienda essi hanno diritto di prelazione ex art. 230-bis c.c.).

– Se nell’azienda sono compresi autoveicoli:

– carta di circolazione;

– certificato di proprietà;

– valore dell’autoveicolo.

– Se vi sono immobili locati o affittati:

se si trasferisce il contratto di locazione, copia di quest’ultimo.

– Se si trasferisce “la proprietà dei muri”: vedere la documentazione necessaria nella sezione “Compravendita Immobliare” di questo sito, relativo alle società.

– In presenza di conferimento di azienda in società di capitali: relazione di stima di un perito certificato;

– In caso di donazione di azienda:

a) – atti relativi a precedenti donazioni effettuate dal donante a favore del donatario;

b) – elenco dettagliato dei beni aziendali, da allegare all’atto;

c) – valori contabili ai fini fiscali (ed eventualmente dell’avviamento ai fini civilistici).

– In caso di vendita di azienda con riserva di proprietà:

se l’azienda comprende macchine, l’elenco dettagliato dei macchinari da allegare all’atto (ai fini della trascrizione nei registri di cancelleria del Tribunale ex art. 1524 c.c.).

8. Successioni e testamenti

Per procedere alla pubblicazione di un testamento olografo sono necessari i seguenti documenti:

– testamento olografo in originale;

– estratto per riassunto dell’atto di morte (NB: il certificato di morte non serve);

– elenco degli immobili caduti in successione (necessario per eventuali accettazioni di eredità);

– albero genealogico dei parenti del defunto, per evidenziare eventuali riservatari;

– fotocopia della carta di identità e codice fiscale di chi interviene alla pubblicazione del testamento (al momento della stipula occorreranno gli originali);

– fotocopia della carta di identità e del codice fiscale del defunto;

NB: in caso in successione cadano anche denaro o titoli è opportuno informarsi presso l’istituto bancario depositario, al fine di ottenere lo svincolo di tali somme, sulla necessità eventuale dell’ “Atto Notorio” ovvero della “Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio”, e chiedere espressamente quale dei due documenti sia richiesto in concreto.

Per assistenza e consulenza per la presentazione della dichiarazione di successione (MOD.4) alla Agenzia delle Entrate, e successivi adempimenti, occorreranno i seguenti documenti:

– verbale di pubblicazione del testamento olografo (se presente);

– elenco degli immobili intestati al defunto e quindi caduti in successione (se presenti);

– fotocopia della carta di identità e codice fiscale degli eredi del defunto e relativo albero genealogico;

– regime patrimoniale coniugale, se il coniuge del defunto è in vita;

– fotocopia della carta di identità e del codice fiscale del defunto;

– lettere della banca o della posta rilasciate dopo il decesso in merito a deposito titoli e conti correnti o assimilati.

(Fonte Consiglio Nazionale del Notariato www.notariato.it)